سامانه جامع تجارت یک پلتفرم آنلاین و یکپارچه است که به منظور نظارت، مدیریت و تسهیل کلیه‌ی فرآیندهای تجاری در کشور طراحی شده است. این سامانه، تمامی فعالیت‌های تجاری از جمله واردات، صادرات، تولید، توزیع و فروش کالا و خدمات را تحت پوشش قرار می‌دهد.
سامانه جامع تجارت مانند یک دفترچه‌ی ثبت الکترونیکی برای تمام فعالیت‌های تجاری است که به دولت و فعالان اقتصادی کمک می‌کند تا به صورت شفاف و دقیق به امور تجاری خود رسیدگی کنند و ثبت سفارش آنلاین انجام دهند. در این مقاله به آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت میپردازیم.
اهداف اصلی سامانه جامع تجارت
شفاف‌سازی و نظارت بر فعالیت‌های تجاری: با یکپارچه‌سازی اطلاعات در این سامانه، امکان ردیابی و کنترل تمامی تراکنش‌های تجاری فراهم میشود.
کاهش فساد و قاچاق کالا: با ایجاد یک سیستم شفاف و قابل ردیابی، امکان تقلب و فرار مالیاتی کاهش می‌یابد.
تسهیل امور تجاری: با استفاده از این سامانه، بسیاری از فرآیندهای تجاری که قبلاً نیاز به مراجعه حضوری و انجام کارهای کاغذی داشتند، به صورت آنلاین انجام میشود و شما به راحتی میتوانید ثبت سفارش آنلاین انجام دهید.
ارتقای رقابت‌پذیری کسب‌وکارها: با دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز بازار، کسب‌وکارها می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
ویژگی‌های کلیدی سامانه جامع تجارت:
یکپارچگی اطلاعات: تمامی اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های تجاری در یک پایگاه داده واحد ذخیره میشود.
دسترسی آسان: فعالان اقتصادی می‌توانند از طریق اینترنت به سامانه دسترسی داشته باشند و ثبت سفارش آنلاین انجام دهند.
امنیت بالا: اطلاعات ذخیره شده در سامانه با استفاده از روش‌های امنیتی قوی محافظت میشود.
قابلیت انعطاف‌پذیری: سامانه جامع تجارت به صورت مداوم به‌روزرسانی میشود تا با نیازهای روزافزون بخش خصوصی و دولت همگام باشد.
قبل از ظهور سامانه‌های جامع تجارت، فرآیند ثبت سفارش به صورت سنتی و دستی انجام می‌شد. این روش، علاوه بر زمان‌بر بودن، با چالش‌های مختلفی نیز همراه بود.
چالش‌های ثبت سفارش سنتی:
زمان‌بر بودن: مراحل مختلف ثبت سفارش به صورت دستی و زمان‌بر بود.
خطای انسانی: احتمال بروز خطا در ثبت اطلاعات به دلیل دخالت عامل انسانی بسیار زیاد بود.
کاهش دقت: در اثر تکرار کارهای تکراری، احتمال بروز خطا و کاهش دقت در ثبت اطلاعات افزایش می‌یافت.
مشکل در پیگیری سفارش: پیگیری وضعیت سفارش برای مشتریان دشوار بود و نیاز به تماس‌های مکرر داشت.
عدم شفافیت: اطلاعات سفارش به صورت پراکنده در فرم‌ها و اسناد مختلف ثبت می‌شد که باعث کاهش شفافیت و نظارت بر فرآیند می‌شد.
کاهش بهره‌وری: به دلیل زمان‌بر بودن و خطاپذیر بودن روش‌های سنتی، بهره‌وری در فرآیند ثبت سفارش بسیار پایین بود.
با ظهور سامانه‌های جامع تجارت، بسیاری از این چالش‌ها برطرف شده است. در این سامانه‌ها، فرآیند ثبت سفارش آنلاین انجام میشود و اطلاعات به صورت یکپارچه و دقیق ذخیره می‌شوند. این امر باعث افزایش سرعت، دقت و شفافیت در فرآیند ثبت سفارش آنلاین شده است.
مراحل ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت
ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت فرآیندی است که به منظور واردات کالا به کشور انجام میشود و شامل مراحل مختلفی است. این مراحل ممکن است بسته به نوع کالا، کشور مبدا و قوانین و مقررات گمرکی کمی متفاوت باشد، در این بخش به آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت میپردازیم:
در اولین مرحله از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، وارد سایت ntsw.ir شده و ثبت نام کنید. پس از ثبت نام و تایید صلاحیت ابتدا به شناسه‌ی فروشنده‌ی خارجی نیاز دارید. در این بخش از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت به توضیح اخذ شناسه‌ی فروشنده‌ی خارجی میپردازیم:
در صفحه‌ی اصلی سایت از منوی سمت راست، عملیات تجارت خارجی را انتخاب کنید، سپس وارد بخش مدیریت فروشندگان خارجی شوید. در این مرحله از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، باید اطلاعات فروشنده‌ی خارجی را ثبت کنید.
بر روی گزینه‌ی اخذ شناسه‌ی فروشنده‌ی خارجی جدید کلیک می‌کنید و در صفحه‌ی استعلام فروشنده‌ی خارجی، نوع فروشنده را (حقیقی/حقوقی) انتخاب می‌کنید. سپس اطلاعات فیلدهای ستاره دار را کامل می‌کنید و بعد تصویر مدارک(پیش فاکتور) را بارگزاری می‌کنید. پس از تاییدیه‌ی درخواست که حدود 2 ساعت زمان می‌برد، میتوانید در ستون شناسه‌ی فروشنده‌ی خارجی، شناسه را مشاهده کنید.
توجه داشته باشید که دارندگان کارت بازرگانی در صورت واردات از مناطق آزاد، نیاز به شناسه‌ی فروشنده خارجی ندارند و در قسمت اطلاعات فروشنده‌ی خارجی، شناسه‌ی شرکت یا کد ملی را وارد می‌کنند.
در دومین مرحله از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، از قسمت “عملیات تجارت خارجی”، مدیریت پرونده را انتخاب کنید و بر روی گزینه‌ی پرونده‌ی جدید کلیک کنید. در صفحه‌ی اطلاعات اصلی، ابتدا اطلاعات پرونده که شامل “شماره‌ی پیش فاکتور”، “کشور ذینفع”، “تاریخ صدور پیش فاکتور” و “تاریخ اعتبار پیش فاکتور” را وارد کنید.
در مرحله‌ی بعدی از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، باید اطلاعات فروشنده‌ی خارجی را ثبت کنید که شامل “نوع فروشنده‌ی خارجی (حقیقی، حقوقی)”، شناسه‌ی فروشنده”، “نام فروشنده” است. با انتخاب نام فروشنده، کادرهای آدرس، شماره تلفن و کشور محل ثبت به صورت خودکار تکمیل می‌شوند.
در مرحله‌ی بعدی از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، باید اطلاعات واحدهای تولیدی را تکمیل کنید. ابتدا بر روی گزینه‌ی به روز رسانی کلیک کنید، سپس از لیست شناسه‌هایی که نمایش داده میشود، بر روی شناسه‌ی مد نظر خودتان کلیک کنید. پس از انجام این مراحل، پرونده‌ی شما جهت تخصیص ارز به استان محل فعالیت شما ارسال میشود.
مرحله‌ی بعدی از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، تکمیل اطلاعات گمرکی است. در قسمت گمرکی حمل و نقل، ابتدا باید نوع قرارداد و روش حمل و نقل مورد نظر را انتخاب کنید. سپس بر روی عنوان “درج” کلیک کرده و کادرهای “مرز ورودی”، “گمرک مقصد” و “کشور مبدا حمل” را کامل کنید.
در بخش “ناوگان حمل و نقل” اگر کالای شما در چند مرحله ترخیص میشود، حتما تیک حمل به دفعات را بزنید با اعمال این گزینه، این امکان برای شما فراهم میشود که چندین مرز ورودی، گمرکات مقصد یا کشور مبدا حمل را انتخاب کنید. مرحله‌ی بعدی از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، مرحله‌ی مالی و بانکی است.
ابتدا مبلغ کل پیش فاکتور را وارد می‌کنید، سپس فیلدهای “مبلغ تخفیف” و “هزینه‌ی حمل” را کامل کنید و بعد عملیات ارزی را مشخص کنید. در بخش عملیات ارزی سه گزینه وجود دارد: بانکی، غیربانکی و بدون انتقال ارز که در حال حاضر فقط “بانکی” قابل اجرا است.
با انتخاب گزینه‌ی بانکی، بخش تامین ارز برای شما باز میشود که 3 گزینه دارد: خرید از سیستم بانکی، از محل صادرات و از محل حساب ارزی. برای گزینه‌ی “سیستم بانکی” اگر کالای شما اولویت 1 باشد به شما ارز دولتی تعلق می‌گیرد و اگر اولویت 2 و 3 باشید، به شما ارز نیمایی تعلق می‌گیرد.
در گزینه‌ی “از محل صادرات” شما می‌بایست از ارز حاصل از صادرات خود استفاده کنید و برای گزینه‌ی “از محل حساب ارزی” باید از حساب ارزی خود در داخل کشور وجه کالا را برای فروشنده تامین کنید.
مرحله‌ی بعدی از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، کالاهای پرونده است. در این مرحله بر روی افزودن کالا کلیک می‌کنید، کد تعرفه یا HS code را وارد کنید و گزینه‌ی جست و جو را بزنید. در این بخش باید فیلدهای نوع مصرف و وضعیت نمایندگی را کامل کنید. برای بخش نوع مصرف به عنوان مثال اگر کالای شما دارویی باشد، نوع مصرف را “انسانی-نظارت ارزی بهداشت” و اگر غذایی باشد “نظارت ارزی صنعت” را انتخاب می‌کنید.
برای بخش وضعیت نمایندگی، اگر کالای شما به مناطق آزاد وارد میشود، گزینه‌ی واردات به مناطق آزاد و ویژه‌ی اقتصادی و در غیر این صورت، واردات به سرزمین اصلی را انتخاب کنید. سپس بر روی گزینه‌ی “بررسی اطلاعات پایه‌ی کالا” کلیک کنید و بعد از پر کردن فیلدهای موجود گزینه‌ی “ثبت کالا” را انتخاب کنید.
مرحله‌ی بعدی از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، مستندات پرونده است. در این بخش با انتخاب کردن گزینه‌ی “افزودن مستندات” فایل پیش فاکتور را بارگزاری کنید. در صفحه‌ای که برای شما باز میشود، شماره پرونده‌ی 9 رقمی نمایش داده میشود. روی گزینه‌ی جزییات کلیک کنید و در صفحه‌ی جدید “استعلام ضوابط” را انتخاب کنید. در بخش “مشاهده‌ی سوابق تغییر وضعیت پرونده”، گزینه‌ی “درخواست مجوز” را انتخاب کنید.
در فیلد “مشاهده‌ی آخرین وضعیت درخواست‌ها” میتوانید ببینید که هر کالا به چه مجوزهایی نیاز دارد. در این بخش از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، با انتخاب گزینه‌ی “ارسال درخواست مجوز” وضعیت پرونده به “منتظر مجوز” تغییر پیدا می‌کند و تا زمانی که سازمان‌های مجوز دهنده، نتیجه را اعلام نکنند، نمی‌توانید فرایند ثبت سفارش را ادامه دهید.
بعد از تایید مجوز، وضعیت پرونده به “آماده‌ی ثبت سفارش” تغییر پیدا می‌کند و گزینه‌ی “درخواست ثبت سفارش” فعال میشود. در این مرحله از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، بر روی “درخواست ثبت سفارش” کلیک کنید و در صفحه‌ای که باز میشود، “نوع ثبت سفارش” و بعد “محل انجام ثبت سفارش” را انتخاب کنید و توجه داشته باشید که اگر کالای شما فساد پذیر بود، گزینه‌ی “حمل یکسره” را فعال کنید و در نهایت بانک و شعبه‌ی مد نظرتان را نیز انتخاب کنید.
در مرحله‌ی بعدی از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، شما می‌بایست کارمز پرداخت کنید که تنها 7 روز برای پرداخت فرصت دارید. مبلغ کارمزد مساوی است با :مبلغ کل ثبت سفارش تقسیم بر 2000. پس از پرداخت کارمزد، کد 8 رقمی ثبت سفارش برای شما صادر میشود.
نکات مهم در ثبت سفارش: برای ثبت سفارش آنلاین و جلوگیری از بروز هرگونه مشکل می‌بایست نکاتی را در نظر داشته باشید که در این بخش از آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت به آنها میپردازیم:
دقت در وارد کردن اطلاعات: هرگونه اشتباه در وارد کردن اطلاعات می‌تواند منجر به تاخیر در ترخیص کالا یا حتی برگشت آن شود.
انتخاب تعرفه گمرکی مناسب: انتخاب تعرفه گمرکی اشتباه می‌تواند منجر به پرداخت عوارض بیشتر شود.
رعایت قوانین و مقررات گمرکی: آشنایی با قوانین و مقررات گمرکی بسیار مهم است.
استفاده از راهنمای سامانه: سامانه جامع تجارت دارای راهنمای کاملی است که به شما در انجام مراحل ثبت سفارش کمک می‌کند.
مشاوره با کارشناسان: در صورت نیاز، از مشاوره کارشناسان بازرگانی و گمرکی استفاده کنید.
چالش‌های رایج در فرآیند ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت
با وجود تمام مزایای سامانه جامع تجارت، همچنان برخی چالش‌ها و مشکلات در فرآیند ثبت سفارش آنلاین وجود دارد که می‌تواند برای فعالان اقتصادی دردسرآفرین باشد. در آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت به بررسی هر یک از این چالش‌ها میپردازیم:
1. مشکلات فنی سامانه
قطعی و کندی سامانه: اختلالات فنی، قطعی‌های مکرر و کندی سامانه در زمان‌های پیک بار، از جمله مشکلات رایجی است که باعث اتلاف وقت و کاهش بهره‌وری میشود.
عدم سازگاری با مرورگرها: گاهی اوقات، سامانه با برخی مرورگرها به درستی کار نمی‌کند و مشکلات نمایش یا عملکرد ایجاد می‌کند.
بروز خطاهای سیستم: بروز خطاهای مختلف در حین ثبت اطلاعات یا انجام تراکنش‌ها، می‌تواند منجر به ناقص شدن اطلاعات یا از دست رفتن داده‌ها شود.
2. عدم تطابق اطلاعات با سیستم‌های دیگر
تفاوت در تعاریف و کدگذاری‌ها: تفاوت در تعاریف و کدگذاری‌های اطلاعات بین سامانه جامع تجارت و سایر سیستم‌های مرتبط (مانند سیستم‌های بانکی، گمرکی و…) می‌تواند باعث بروز مشکلات و تاخیر در پردازش اطلاعات شود.
عدم یکپارچگی اطلاعات: عدم یکپارچگی بین سامانه جامع تجارت و سایر سیستم‌ها، نیاز به وارد کردن دستی اطلاعات تکراری را به همراه دارد که باعث افزایش احتمال خطا میشود.
3. پیچیدگی برخی از مراحل ثبت سفارش
مراحل پیچیده و طولانی: برخی از مراحل ثبت سفارش، به ویژه برای کاربران تازه کار، پیچیده و طولانی به نظر می‌رسد.
وجود قوانین و مقررات پیچیده: قوانین و مقررات گمرکی و تجاری بسیار پیچیده هستند و درک آنها برای کاربران غیرحرفه‌ای دشوار است.
4. تغییرات مداوم در قوانین و مقررات
بروزرسانی‌های مداوم سامانه: تغییرات مداوم در قوانین و مقررات، نیاز به بروزرسانی مداوم سامانه را به همراه دارد که ممکن است باعث اختلال در عملکرد آن شود.
عدم اطلاع‌رسانی مناسب به کاربران: عدم اطلاع‌رسانی به موقع به کاربران در مورد تغییرات ایجاد شده، می‌تواند باعث سردرگمی و بروز مشکلات برای آنها شود.
5. پاسخگویی نامناسب پشتیبانی سامانه
تاخیر در پاسخگویی: تاخیر در پاسخگویی به درخواست‌های کاربران، می‌تواند باعث اتلاف وقت و ایجاد نارضایتی شود.
عدم تخصص کافی کارشناسان پشتیبانی: عدم تخصص کافی کارشناسان پشتیبانی در پاسخگویی به سوالات فنی، می‌تواند منجر به حل نشدن مشکلات کاربران شود.
منابع:
